Ce etape parcurge un proiect pentru a obtine o finantare nerambusabila?
Atunci cand te pregatesti pentru depunerea unui proiect finantat din fonduri nerambursabile, fie europene, fie nationale, este bine sa stii care sunt etapele pe care le vei parcurge, dar si drepturile si obligatiile pe care le vei avea in raport cu finantatorul.
In articolul de astazi vor fi detaliate 5 etape parcurse in mod obligatoriu de orice proiect cu finantare nerambursabila. Aceste etape raman neschimbate indiferent de tipul de finantare solicitat, de dimensiunea intreprinderii, de valoarea proiectului, sau zona de implementare.
Orice proiect, indiferent de particularitățile sale, parcurge 5 etape:
Indiferent de tipul de finanţare (nerambursabilă sau rambursabilă), de provenienţa fondurilor (europene sau naţionale) sau de forma de organizare a solicitantului finanţării (PFA, Î.I, S.R.L. Instituție publică sau O.N.G.), proiectul parcurge, de la apariţia ideii de proiect şi până la stingerea obligaţiilor contractuale, un număr de 5 etape, conform schemei de mai sus.
Etapa 1 – Etapa de identificare
Prima etapa dintre cele 5 se plaseaza inainte de inceperea efectiva a proiectului. Este momentul in care iti vei analiza nevoile intreprinderii si vei lua decizia de a incepe pregatirea unui proiect de investitii.
Dintre activitatile desfasurate in aceasta etapa initiala, cele mai importante sunt:
- Analiza punctelor tari ale societatii, respectiv acele aspecte care tin de mediul intern al organizatiei si care ii confera un avantaj competitiv
- Analiza punctelor slabe, cu alte cuvinte aspectele interne care necesita o imbunatatire.
- Analzia oportunitatilor provenite din mediul extern al organizatiei, aspecte pe care societatea le poate valorifica
- Analiza amenintarilor provenite din afara societatii, precum schimbari legislative, aspecte concurentiale, etc. Acesti factori nu pot fi modificati, insa societatea se poate adapta si isi poate stabili o strategie de raspuns.
Ca urmare a analizezi facute anterior, societatea poate trage concluziile care o vor conduce catre identificarea ideii de proiect.
Spre exemplu, daca a fost identificata o problema care tine de slaba dotare tehnica a societatii, atunci o posibila idee de proiect ar fi cea de retehnologizare. Tot asa, o slaba pregatire a personalului ne poate conduce catre pregatirea unui proiect de formare profesionala.
Tot in aceasta etapa de identificare, este important sa se identifice toti factorii implicati in viitorul proiect si sa se obtina acordul lor pentru continuarea pregatirii documentatiei necesare.
Ultima activitate trebuie sa fie cea de identificare a liniei / masurii sau programului de finantare adecvat.
Pentru aceasta, este nevoie sa studiezi zecile de documentatii publicate, sa cunosti criteriile de eligibilitate care iti sunt cerute in toate aceste cazuri si, de asemenea, sa cunosti sursele de informare oficiale pe care trebuie sa le urmaresti continuu.
Fondurile nerambursabile accepta pentru finantare:
- atat proiecte ce prevad dezvoltarea unei afaceri deja existente, cat si demararea unei activitati noi ce are la baza doar o idee de proiect.
- Atat proiectele implementate in spatiul rural, cat si in mediul urban
- Proiectele derulate de micro-intreprinderi, IMM-uri sau intreprinderi mari
- Proiectele initiate de PFA, SRL, SA, ONG, Institutii publice, etc
Totusi, o linie de finantare nu se va adresa tuturor acestor categorii enumerate mai sus. Va trebui sa sortezi informatia si sa identifici linia de finantare adecvata proiectului tau.
Cei mai multi potentiali beneficiari de fonduri nerambursabile apeleaza in aceasta etapa la un consultant extern, sau urmeaza un curs de expert accesare fonduri nerambursabile, pentru a-si clarifica toate nelamuririle ce tin de evolutia proiectului, dar si de etapele necesare si conditiile cerute.
Etapa 2 – Etapa de pregatire
Daca te afli in etapa de pregatire, atunci inseamna ca ai luat decizia de a depune in viitor un proiect finantat din fonduri nerambusabile.
Nu este obligatoriu sa pregatesti documentatia impreuna cu un consultant, insa in acest caz sansele tale de reusita vor spori (daca alegi un consultant cu experienta si expertiza in domeniul in care se realizeaza investitia ta).
Mai mult, in cazul celor mai multe linii de finantare, cheltuiala cu consultanta este considerata eligibila si iti va fi decontata din fonduri nerambursbabile, ceea ce inseamna ca vei suporta din bugetul propriu doar o mica parte a facturii consultantului.
In aceasta etapa, indiferent ca vei lucra sau nu cu un consultant, va trebui sa pregatesti urmatoarele documente:
- Cererea de finantare care nu este nimic altceva decat un rezumat al ideii tale de proiect. Este un formular prestabilit pe care il descarci si il completezi in forma ceruta.
- Planul de afaceri. Acest document necesita cea mai mare parte din timpul si efortul tau. Trebuie sa oferi informatii privind piata de desfacere pentru produsul sau serviciul tau, principalii clienti si furnizori, sa identifici concurentii pentru afacerea ta si sa sa scoti in evidenta punctele forte pe care afacerea ta le are. Tot in cadrul planului de afaceri va trebui sa faci o prognoza economica si sa demonstrezi viabilitatea ideii tale.
- Documente suport, dintre care cele mai importante sunt: situatiile financiare deja incheiate, actul constitutiv, CUI-ul societatii, actele de proprietate sau inchiriere pentru terenul si cladirea in care se va desfasura proiectul, etc. In functie de linia de finantare pe care ti-ai ales-o, vei avea de pregatit pana la 10-15 documente diferite, conform Ghidului solicitantului.
Tot in etapa de pregatire trebuie sa te asiguri ca ai identificat foarte precis costurile implicate de proiectul tau, iar pentru asta este necesara o prespectare a pietei. Daca doresti sa achizitionezi echipamente, va trebui sa obtii oferte din partea unor producatori sau comercianti.
Trebuie sa fii atent la obiectivele pe care ti le stabilesti pentru proiectul tau. Daca in etapa de implementare nu le vei atinge, atunci vei fi nevoit sa suporti unele corectii financiare pentru nereusita ta, sau, in cazurile extreme, sa returnezi toti banii incasati deja din partea finantatorului.
In aceasta etapa are loc depunerea proiectului, iar cele mai multe linii de finantare solicita o depunere electronica.
Etapa 3 – Etapa de evaluare
In aceasta etapa, proiectul se afla pe serverul finantatorului, iar evaluatorii desemnati vor analiza conditiile de eligibilitate pe care trebuie sa le indeplinesti, dar si coerenta si calitatea planului de afaceri.
Daca in acest proces de analiza vor fi necesare explicatii suplimentare, vei primi o solicitare de clarificari careia trebuie sa ii raspunzi in termen util.
Etapa de evaluare poate avea ca finalitate una din urmatoarele situatii:
- Proiectul este respins ca fiind neconform sau neeligibil (atunci cand nu ai atasat toate actele cerute, sau nu ai indeplinit punctajul minim solicitat)
- Proiectul este respins din lipsa fondurilor (in acest caz proiectul este numit „eligibi, fara finantare” si se refera la situatia foarte probabila in care exista concurenta, iar punctajul proiectului tau nu este suficient pentru a primi finantare)
- Proiectul este acceptat si urmeaza a fi finantat
Etapa 4 – Etapa de implementare
Aceasta etapa incepe odata cu semnarea contractului de finantare. Totusi, nu se va semna acest contract daca nu depui, intr-o etapa anterioara, o dovada a faptului ca dispui de banii necesari unei implementari corecte (extras de cont, cotnract de credit bancar, etc).
Dupa semnarea contractului de finantare, proiectul trebuie sa se implementeze conform detaliilor din planul de afaceri.
Orice „scapare” facuta in planul de afaceri va avea efecte in etapa de implementare, asa cum obiectivele pe care ti le-ai trasat in etapa de pregatire vor deveni criterii obligatorii in acest moment.
Prima activitate importanta pe care o vei avea de realizat in acest moment este aceea a organizarii unor proceduri de achizitie publica. Chiar si in situatia in care esti un beneficiar privat trebuie sa organizezi achizitiile din proiectul tau in baza unei proceduri publice, transparente si nediscriminatorii, pentru un motiv foarte simplu: tu poti fi un beneficiar privat, insa fondurile sunt, in acest caz, publice.
Procedura de achizitie publica va avea ca efect incheierea unor contracte cu furnizorii proiectului: este aleasa firma de constructii, firma care va livra echipamentele, este ales dirigintele de santier, este aleasa firma de audit.
In functie de linia de finantare aleasa, proiectul poate fi implementat in cateva luni (cazul fondurilor nationale), sau intr-o perioda mai mare, ce poate ajunge la cativa ani (cazul fondurilor europene).
La finalul acestei periode de implementare, obiectivele stabilite in planul de afaceri si in contractul de finantare trebuie sa fie indeplinite intocmai pentru a se evita rezilierea contractului si returnarea banilor incasati din ajutor nerambursabil.
Etapa 5 – Etapa de monitorizare
O ultima etapa a proiectului, dupa ce a fost realizat, este aceea de monitorizare. In cadrul acestei etape, societatea va mentine investitia in acei parametri agreati prin contractul de finantare, iar ca exemple, enumeram doar doua:
- Se vor mentine locurile de munca ce au fost realizate in perioada de implementare
- Se vor atinge indicatori precum cresterea cifrei de afaceri, conform prevederilor din ghidul solicitantului ce au fost asumate prin planul de afaceri si ulteriori prin contractul de finantare.
Iata mai jos o lista cu restrictiile impuse beneficiarului de fonduri nerambursabile in aceasta perioada:
- Nu poate schimba destinatia investitiei (daca ai primit finantare pentru o pensiune turistica, nu poti transforma cladirea in spatii de birouri)
- Nu poate vinde bunurile achizitionate prin proiect.
- Nu poate schimba locul in care investitia functioneaza, decat cu acordul finantatorului.
Orice nerespectare a proiectului in aceasta etapa poate, de asemenea, sa atraga penalitati, corectii si chiar rezilierea contractului.
Doar dupa parcurgerea etapei de monitorizare, beneficiarul are libertatea deplina de a dispune de investitie.
