Care sunt cele 7 competente necesare in managementul de proiect?
S-ar impune, inainte de toate, sa facem o diferentiere intre doua concepte:
- Specialistii isi utilizeaza competentele si experienta pentru a crea produse de specialitate (livrabile). Aceste produse pot fi foarte variate: hardware, software, drumuri, etc.
- Managerul de proiect, pe de alta parte, necesita competente generale de management, impreuna cu o iscusinta de a rezolva problemele. Rolul managerilor de proiect este de a planifica si manageria munca, nu de a o face ei insisi!
Prin urmare, care este setul de competente necesar unui manager de proiect?
- Fii un Lider si un Manager
Liderii impartasesc si comunica o viziune comuna; ei obtin acordul si stabilesc directia de parcurs. Ei motiveaza membrii echipei de proiect. Managerii sunt orientati spre obtinerea de rezultate si se concentreaza pe indeplinirea sarcinilor, uneori impotriva cerintelor convenite. Un bun manager de proiect va oscila constant intre rolurile de leader si manager, in functie de particularitatile situatiei in care se afla.
- Construieste echipa si condu-o
Este important ca un manager de proiect sa seteze „tonul” echipei si sa o conduca prin diverse faze de dezvoltare ale acesteia pana la punctul in care va functiona ca un tot-unitar. Adesea, munca in cadrul unei echipe implica o dubla subordonare: in primul rand, membrul echipei de proiect se subordoneaza unui manager pentru acele activitati cotidiene ale organizatiei; in al doilea rand, fata de managerul de proiect, pentru derularea activitatilor specifice proiectului. In aceste situatii, managerul echipei de proiect nu are o autoritate implicita, si totusi trebuie sa gaseasca modalitati de a-i motiva continuu. Aceste aspecte sunt regasite in cadrul unei echipe de tip matrice.
- Rezolva problemele
Aceasta este o abilitate ce poate fi deprinsa, este nevoie doar de exercitiu si de „joaca de-a detectivul”. Mai intai este nevoie sa identifici posibilele cauze ce au favorizat aparitia problemei. Cauzele pot proveni dintr-o multitudine de surse:
- Probleme interpersonale
- Cauze interne
- Cauze externe
- Cauze tehnice
- Cauze ce tin de management
- Probleme de comunicare
- Opinii sau perceptii, etc
Urmatorul pas, dupa ce s-a identificat sursa problemei, este de a analiza posibilele optiuni si alternative si de a determina cea mai potrivita cale de rezolvare.
- Fii un bun negociator
Negocierea presupune lucrul in echipa cu scopul de a ajunge la un numitor comun. Nu trebuie sa fie o lupta pentru putere. De exemplu, atunci cand incerci sa convingi un membru al echipei sa lucreze pana tarziu, pentru a respecta un termen limita, cand de fapt ar prefera sa mearga la un meci de fotbal. Iar pentru asta ai nevoie de abilitati de convingere. Influentarea presupune sa-i convingi pe ceilalti ca modalitatea ta de abordare este cea mai buna. Puterea de a influenta este abilitatea de a-i determina pe oameni sa faca lucruri pe care in mod obisnuit nu le-ar face.
- Comunica excelent!
Comunicarea este bidirectionala: proiectul este supus unui flux continuu de informatii, prin urmare procesele de comunicare trebuie sa fie clare si complete. Managerul de proiect utilizeaza comunicarea atat scrisa, cat si orala. Iata cateva exemple: documente, sedinte, rapoarte, evaluari, etc. O harta mentala pentru facilitarea comunicarii ar fi: „cine are nevoie de aceasta informatie, cine colecteaza si livreaza informatia, cand sau de cate ori este nevoie de informatia respectiva si sub ce forma le este prezentata informatia”.
- Fii un bun organizator
Hai sa ne gandim o clipa la toate lucrurile ce necesita organizare in cadrul unui proiect: activitati, resurse, oameni, intalniri, documente, contracte, etc. Este aproape imposibil sa ramai organizat, fara un management al timpului eficient, asa ca adauga si aceasta abilitate pe lista ta.
- Stabileste-ti si gestioneaza-ti bugetul
Bugetul ofera o imagine clara, de ansamblu asupra resurselor financiare necesare in implementarea planului de lucru. Bugetul joaca un rol important in intregul proces de management, iar un buget slab conceput va crea probabil multe probleme in faza de implementare a proiectului. Pentru a construi un buget, trebuie sa prevedem ce resurse va necesita proiectul, cantitatea fiecarui articol de buget, data la care va fi necesar si cat va costa – incluzand efectele inflatiei asupra preturilor. Este important sa realizam un buget pe activitati pentru a urmari cheltuielile in mod sistematic, atunci cand ele au fost efectuate.
Etape in realizarea bugetului:
- planifica activitatile proiectului
- estimeaza cheltuielile pentru fiecare activitate
- estimeaza posibilele surse de venit
- reechilibreaza eventualele diferente intre cheltuieli si venituri
- realizeaza o planificare in timp a cheltuielilor si veniturilor
- gaseste solutii pentru evitarea potentialelor crize de lichiditati; daca deficitul temporar nu poate fi suportat de organizatie, bugetul sau planificarea lui in timp vor trebui reconsiderate
- supune bugetul spre aprobare institutiei si, daca e cazul, finantatorului
- stabileste proceduri de supraveghere permanenta a in timpul implementarii a cheltuielilor comparativ cu bugetul
Toate aceste aspecte si multe altele sunt aprofundate in cadrul cursului de Manager de proiect organizat de Macro Training, urmand ca la finalizarea cursului fiecare participant sa primeasca un supliment descriptiv ce atesta insusirea competentelor necesare unui manager de proiect.
